“Goed starten met een Project Start-up is inmiddels bijna dé standaard in de bouwsector, net als een Follow-up na 3 tot 6 maanden. Maar aan het einde evalueren, zou jij daar tijd voor maken? Vanuit Motion Consult krijgen we steeds vaker de vraag om een evaluatie te verzorgen aan het einde van het project. Het gaat dan vooral om projecten, die flink in de soep zijn gelopen, óf om projecten waar met trots op wordt teruggekeken. Het team is verrast over de positieve ervaring en wil weten: hoe kunnen we dit succes herhalen?! En van geslaagde en minder geslaagde projecten valt natuurlijk veel te leren!”
Struisvogels…
Tijdens de evaluatie spreken we met alle betrokkenen. 1-op-1 of per betrokken organisatie, en altijd in vertrouwelijke gesprekken. Wat ons opvalt is dat bij de lastige projecten eigenlijk te lang de koppen in het zand gestoken zijn. In de vertrouwelijke gesprekken weet iedereen eigenlijk wel waar het hem in zat, maar bleef actie om het bespreekbaar te maken uit. Of het escalatieniveau suste de boel, terwijl hard ingrijpen eigenlijk nodig was. Denk aan lang openstaande VTW’s, waar maar geen besluit over wordt genomen. Projectleiders die botsen. Onduidelijkheid door een gebrek aan daadkracht of besluitvorming op politiek niveau… Het bevestigt ons vertrouwen dat teams heel goed weten wat er speelt – de wijsheid van het team – maar onvoldoende in staat zijn dat goed bespreekbaar te maken.
… en pauwen
Bij de projecten waar teamleden vol trots op terugkomen, zijn zeker hobbels geweest! Laatst bijvoorbeeld interviewden we een team dat samen met concurrenten werkten aan innovatie. Een recept voor wantrouwen en dus geslotenheid. Teamleden waren duidelijk dat het niet vanaf dag 1 soepel liep, maar langzaam groeide het vertrouwen. Ook hielp het dat de overheid naar de feedback luisterde en meer leiding nam dan aanvankelijk het idee was. En dan ontstaat er zoiets als een ‘point of no return’ – niemand in het team wil meer diegene zijn die moeilijk doet of ‘de boel verpest’. Het wordt een soort positieve self-fulfilling phrophecy (voorspelling) waaraan iedereen hard werkt om alles goed te laten verlopen.
Teamcoaching én evalueren
Waardevolle lessen achteraf dus. Lessen waar je van kunt leren, omdat je de tijd neemt met elkaar om te reflecteren op je eigen rol en de dynamiek in het team. Het gaat dus niet om goed of fout, maar om dat knagende gevoel van nieuwsgierigheid – wat is hier gebeurd dat het zó makkelijk (of moeizaam) ging? – te voorzien van een antwoord. Zodat je weet wat je te doen staat in een volgend project. Zowel succes als lastig verlopen samenwerkingen worden ervaren als een soort toeval, terwijl wij vanuit onze expertise vaak kunnen ontleden waar het hem precies in zat op teamniveau. Zo wordt het meer grijpbaar voor de toekomst.
Leren doe je niet alleen tussentijds óf achteraf. In onze ogen is leren een continue proces om je project (nog) succesvol(ler) te laten verlopen. Achteraf zijn alleen de belangen anders, waardoor het – zeker bij een lastig project – makkelijker is om écht open te zijn naar elkaar. Het geeft een team rust als er na een lastige tijd in een gezamenlijke afsluitende sessie in elk geval een eenduidig beeld is van wat er is mis gegaan. En dat ze dat als team hebben laten ontstaan – we zien nog te vaak dat er ‘zondebokken’ worden aangewezen; iets dat mensen onnodig en onterecht beschadigd. Omgekeerd zie je bij de ‘trotse teams’ door de reflectie en een afsluitende sessie ook meer realiteit komen – natuurlijk zijn er ook een paar dingen die beter konden!