nieuws

    • "Besef je wel wat je vraagt...?"

      07-07-2015Marene van den Enk_-_

      Eindelijk was het zo ver, de slotbijeenkomst in het drieluik over Best Value. Na de separate gesprekken met de opdrachtgevers op 9 april en met de opdrachtnemers op 21 mei, kwamen op 16 juni de opdrachtgevers én opdrachtnemers bij elkaar om in gesprek te gaan over wat Best Value vraagt van ieders rol en de onderlinge samenwerking.

      Echt luisteren is best lastig als je feedback krijgt

      Als we feedback krijgen, vooral kritische feedback, raken we snel getriggerd. Er ontstaat dan een primitieve reactie in de hersenen, waarbij het oerbrein (de hersenstam) geactiveerd wordt. Dit gebeurt overigens ook al wanneer we een verschil ervaren met onze gesprekspartners. Een verschil van mening, belang of visie op hoe een probleem moet worden opgelost. We kunnen deze primitieve reactie van ‘vluchten’ of ‘vechten’ eigenlijk niet tegenhouden. Wel kunnen we er ons bewust van zijn als het gebeurt en leren hoe hier op een andere manier mee om te gaan.
      Want de primaire reacties schakelen als het ware de andere delen van de hersenen, zoals het cognitieve brein, uit. Dit maakt de kans op een constructief en vruchtbaar gesprek een stuk kleiner.

      Daarom hebben we in dit goede gesprek een binnen- en een buitenkring gecreëerd. Zo vergroten we de kans om de ervaringen en feedback van de ander daadwerkelijk te kunnen horen. Eerst was het de beurt aan de opdrachtgevers om in de binnenkring plaats te nemen en binnen de eigen gelederen hun ervaringen met opdrachtnemers in Best Value projecten te delen. De opdrachtnemers namen plaats in de buitenkring en konden zo wel luisteren en aantekeningen maken, maar niet direct reageren of deelnemen aan het gesprek. In een tweede gespreksronde waren de rollen omgekeerd. Deze werkvorm zorgde ervoor dat het ‘primitieve brein’ wat minder getriggerd werd. Na het delen van de ervaringen ontstond een open gesprek tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers.

      Best Value is een leerproces

      “Zij [de opdrachtnemers] zijn de experts, dus zij moeten dan ook met de goede oplossingen komen”. Een uitgangspunt wat geheel in lijn is met de leer van Dean Kashiwagi. Maar hoe werkt dat in de praktijk? De praktijk leert dat alhoewel de opdrachtnemer de expert is, dit niet betekent dat er bij de opdrachtnemer ook niet nog veel te leren is op het gebied van Best Value. En dat de opdrachtnemer ook graag met de opdrachtgever zou willen sparren over een goede oplossing. En dat geldt natuurlijk ook omgekeerd. In het gesprek ontstaat het inzicht dat in de praktijk het leerproces vaak onvoldoende aandacht krijgt. Er ontstaat aan tafel veel openheid over de kennis en ervaring met Best Value die nog te wensen overlaat, en hoe dat het lastig maakt in de projecten. En over de aannames die over een weer gedaan worden over het kennisniveau aan de andere kant van de tafel. Een mooi startpunt van ons goede gesprek, en meteen een goede tip om hier in echte projecten ook mee te starten.

      "Besef je je wel wat je vraagt…?"

      Er is veel behoefte om elkaar te vertellen wat Best Value allemaal te weeg brengt in de eigen organisatie. “Beseffen jullie [opdrachtgevers] wel wat je uitvraagt als je een Best Value contract in de markt zet?” en “Beseffen jullie [opdrachtnemers] wel wat er allemaal vooraf gaat aan het nemen van een besluit over een Best Value aanbesteding?”.
      Het gesprek is heel verhelderend en geeft de deelnemers een kijkje in de keuken bij de andere partij, met meer inzicht en begrip tot gevolg. Meerdere keren wordt gezegd: “Oh echt? Daar hadden we eigenlijk geen weet van!”

      Ruis op de lijn

      Een belangrijke ontdekking die we doen in het gesprek zijn de verschillende interpretaties die de deelnemers hebben over wat Best Value is en betekent in een aanbesteding en in een project. Zo ontdekt een opdrachtgever dat een Best Value uitvraag conform de leer van Kashiwagi altijd gaat om een uitvraag van het minimale. Bij sommige opdrachtnemers is hier ook verbazing over. Een belangrijke tip van de groep is dan ook hier altijd naar te informeren bij de inlichtingenronde. Zo worden de impliciete verwachtingen van de opdrachtgever helder. Want dat is ook een van de conclusies naar aanleiding van het gesprek: er is nog veel kennis en ervaring op te doen met deze contractvorm. De contractvorm wordt ondanks het ontbreken van kennis en ervaring wel ingezet, maar niet altijd zoals deze is bedoeld en met verschillende verwachtingen en interpretaties. Een reden te meer om in projecten (en eigenlijk al in de pre-award fase) in gesprek te gaan over de verwachtingen, interpretaties én de samenwerking. Want ook al gaat Best Value over ontzorging, dat betekent niet dat de samenwerking niet gezamenlijk vorm moet worden gegeven.

      Benieuwd naar het gesprek tussen opdrachtgevers? (Deel 1 uit dit drieluik over Best Value) 

      Benieuwd naar het gesprek tussen opdrachtnemers? (Deel 2 uit dit drieluik over Best Value)

       

      Over de schrijver: Marene van den Enk

      Sinds 2010 Teamcoach en Consultant bij Motion Consult. 
      “Vaak ervaar ik bij teams voorzichtigheid om te zeggen wat er nu eigenlijk speelt in het team.  Door mijn eigen ervaring rondom de verbinding met de groep in te zetten, volgen er altijd een paar teamleden en ontstaat goed contact. Ik geef de groep ‘een duwtje in de rug’ met mijn eigen openheid." 


      lees meer artikelen van Marene van den Enk

      terug naar het overzicht