Case: ProRail

    • Samenwerking op
      de rails houden

      Elk jaar verspijkert ProRail voor ruim een miljard euro aan nieuwe stations, spoorlijnen, onderdoorgangen, ongelijkvloerse kruisingen en andere technische hoogstandjes. Zo’n 1100 medewerkers van de bedrijfseenheid Projecten, onder wie 140 projectmanagers, zijn verantwoordelijk voor de honderden projecten die de organisatie op jaarbasis aanpakt.

       

      Prorail

       

      De projecten van ProRail zijn in heel veel gevallen complex. Niet in de laatste plaats omdat er meestal gebouwd moet worden terwijl de reguliere business gewoon doorgaat. Het opknappen van een station, het aanleggen van een spoorverbreding; de gewone dienstregeling moet doorgaan. De reizigers mogen er zo min mogelijk van merken.

      Minder vertraging

      Dus zoekt ProRail naar wegen om winst te behalen. “Als mensen eerder met elkaar in gesprek gaan, levert dat minder vertraging op bij de uitvoering van de projecten”, vertelt José Biewenga. Biewenga is een van de negen medewerkers van ProRail die door Motion Consult zijn opgeleid tot Project Start-Up-begeleiders. Ze moeten eraan bijdragen dat de talloze samenwerkingen met externe partijen op de rails blijven of beter nog: op rolletjes gaan lopen.

      Twee jaar geleden constateerde beleidsadviseur Frans Blom, dat er geen duidelijke visie was op PSU’s. “Ze werden incidenteel ingezet, er werden verschillende bureaus voor gevraagd en ieder deed het op zijn eigen wijze. We hebben toen besloten dat we een eigen poule van begeleiders wilden creëren. Motion Consult heeft samen met ons uit de 37 interne kandidaten er dertien geselecteerd om mee te doen en hebben deze mensen nu ook opgeleid.”

      Iedereen voor

      “Niemand is tegen samenwerken”, schetst Blom de uitdaging waar hij en de PSU-begeleiders voor staan. “We zijn een technische club. We kijken vaak naar de wereld in modellen en dat heeft invloed op de wijze waarop we naar teams kijken. Bij het hoofdstuk samenwerking in het projectplan, worden de rollen verdeeld en wordt een hark getekend en dat is dat. Het team is geformeerd en dus is het klaar. Dat is alsof je zegt: ‘er ligt een telefoonlijn, dus er is communicatie’.

      Acquisitie

      “We zijn bezig met een cultuurverandering, dat kost tijd”, erkent Blom. Dus staan de projectmanagers niet allemaal automatisch in de rij voor een PSU. “Wij PSU-begeleiders doen zelf de acquisitie”, vertelt José. De PSU-begeleiders krijgen een lijst met nieuwe projecten en daarmee gaan ze de organisatie in. “Dan bel ik een projectmanager en vraag hem of het een spannend project is en wat voor aandacht hij besteedt aan de samenwerking. Er ontstaat vanzelf een gesprek. Daarbij moet ik mensen nog wel vaak op een idee brengen. En helpen in de bewustwording. Laatst sprak ik iemand en vroeg: ‘Gaat alles goed in de samenwerking?’ Zijn reactie was eerst: ‘Alles gaat heel goed …’ Maar na even doorvragen vertelde hij: “Nou je het zegt, er ligt wel een escalatiebrief bij de directie …”

      Moeras

      Door de bank genomen merkt Biewenga, dat er steeds meer belangstelling is voor het thema samenwerken. “Mensen zijn het samenwerken met het contract in de hand, steeds meer beu. Processen en procedures zijn een moeras geworden waar je heel snel in vastloopt. Dat is dus niet meer de makkelijkste weg. Dus ze zoeken naar een alternatief.”

      Expliciet

      “Wat mij enorm inspireert, zijn de reacties die ik na afloop van de meeste PSU’s krijg. Aan het begin zie je mensen soms zichtbaar sceptisch binnenkomen. Anderhalve dag later komen ze naar me toe en zeggen: ‘Hier hebben we heel veel aan gehad’.

      Het bijzondere is dat we eigenlijk niet eens bijzondere dingen doen. We maken afspraken waarvan je zou denken dat ze overbodig zijn. Bijvoorbeeld: als er problemen ontstaan, bellen we elkaar, we gaan niet mailen. Of: als we een target halen, vieren we een feestje. Dan eten we een taartje of we houden een borrel. Zo simpel kan het zijn. Nog een paar voorbeelden: We stellen elkaar meer vragen, we geven elkaar gevraagd en ongevraagd feedback."

      De kunst is om dat wat vanzelfsprekend lijkt, tóch expliciet te maken, heeft Biewenga ontdekt in het opleidingstraject met Motion Consult. “De aannemer en de opdrachtgever hebben verschillende belangen. Dat moet je expliciet maken en uitspreken naar elkaar. ProRail wil binnen tijd, scope en geld blijven. De aannemer wil geld verdienen. Belangrijk is dat beide partijen een gezamenlijk doel voor ogen hebben en elkaar willen begrijpen en vertrouwen. Je moet met elkaar praten over doorlooptijden van processen, over veiligheid, maar ook over continuïteit en dus over hoe snel een rekening betaald wordt en waarom het gaat zoals het gaat.”

      Fulltime

      Biewenga is zo enthousiast over de effecten van haar begeleiding dat ze overweegt om fulltime teamcoach te worden. “Motion Consult wil teams laten uitblinken. Dat vind ik geweldig. Groepen mensen helpen om makkelijk met elkaar samen te werken is heel leuk. Een PSU is een begin. Steeds vaker is er ook ruimte voor een project follow-up. Maar je kunt nog veel verder komen als team door structureel te investeren in je samenwerking. Als het team eenmaal zelf verantwoording neemt voor de kwaliteit van de samenwerking en besluit om zich te laten coachen, dan zou dat helemaal geweldig zijn. Nu stopt het vaak nog na de PSU. Er is nog geen streven om het maximale uit een team te halen wat erin zit.”

      Meten

      “Als we een aantal jaren verder zijn, verwacht ik dat projecten efficiënter verlopen, het aantal claims of arbitrages zal dalen en dat projecten veel plezieriger verlopen. Tenminste, als we blijven investeren in samenwerking. Nu is het nog te vroeg om dat vast te kunnen stellen”, stelt Frans Blom. “Als je in een vroeg stadium problemen kunt tackelen, bespaart dat gegarandeerd tijd en geld, maar ook hier geldt dat het lastig is om dat meetbaar te maken. Er zijn nog zoveel andere factoren van invloed.”

      Ook Biewenga ziet punten die zullen verbeteren als gevolg van haar werk en dat van haar collega’s: “Ik denk dat je zult zien dat het aantal VTW’s (verzoeken tot wijziging) = claims in projecten zal dalen. En ik vermoed dat je het ook gaat terugzien in de medewerkerstevredenheid.”

Deel deze pagina